Etika Bertelepon

Etika Komunikasi Menggunakan Media Telepon

1.      Pengertian Telepon Sebenarnya, apakah yang dimaksud dengan telepon?

            Berdasarkan Kamus Besar Bahasa Indonesia yang dimaksud dengan telepon adalah:

a. Pesawat dengan listrik dan kawat untuk bercakap-cakap antara dua orang yang berjauhan tempatnya; pesawat telepon.

b. Percakapan yang disampaikan dengan pesawat telepon. Drs. Gouzali Sydam, Bc. TT., menerangkan bahwa “Istilah telepon pada mulanya berarti ‘suara dari jarak jauh’.

 Sedangkan perangkat telepon pada tahun-tahun belakangan ini telah mengalami perubahan bentuk dan sistem, namun pada prinsip dasarnya sebagai alat pengirim dan penerima suara dari jarak jauh masih tetap sama seperti sebelumnya. Suatu sistem telepon berperan sebagai jaringan komunikasi percakapan antara dua buah pesawat telepon dalam sistem tersebut. Secara sederhana dapat disimpulkan bahwa telepon adalah alat untuk berkomunikasi jarah jauh antara komunikator dengan komunikan karena tidak dapat bertatap muka atau bertemu secara langsung. Pesawat telepon ini bertugas mengubah suara orang menjadi sinyal-sinyal (tanda isyarat) listrik dan pada tempat yang dituju sinyal-sinyal listrik itu diubah menjadi getaran suara, sehingga dapat terdengar suara asal percakapan.

Berikut ini sikap dalam pelayanan efektif sebagai seorang penerima telepon yang perlu diperhatikan adalah 7c, yaitu: 

a. Caring. Memperhatikan , mendengarkan dan mencatat masalah konsumen atau penelepon. 

b. Commited. Merasa terikat dengan organisasi, tidak melemparkan permasalahan kepada orang lain dengan alasan bukan tugas atau urusan atau masalah pribadi. 

c. Confident. Penuh keyakinan dalam mengatasi masalah. Penerima telepon tidak boleh bersikap merendahkan diri sendiri. 

d. Considerate. Bersahabat, menolong, dan mengerti emosi penelepon. 

e. Controlled. Tidak terbawa emosi pada saat penelopon mengungkapkan kekecewaan (marah). Tetap bersikap untuk selalu membantu dalam mengatasi masalah penelepon. 

f. Creative. Mampu menemukan cara-cara yang baik dalam menerima telepon. 

g. Contagious. Bersikap gembira, antusias, sejuk, damai pada penelepon. 

2.      Etika Bertelepon Etika bertelepon yang harus diperhatikan secara umum, antara lain: 

•Mengangkat dengan segera bila telepon berdering. 

• Memperkenalkan diri terlebih dahulu bila menerima atau menghubungi seseorang    melalui telepon.

•Menggunakan bahasa yang formal, baik, sopan, dan tepat. 

• Berbicara dengan jelas, ramah, dan menyenangkan. 

• Bertanya dengan bijaksana. 

• Mencatat pesan atau pembicaraan 

• Mengucapkan terima kasih dan salam pada bagian akhir pembicaraan. 

• Meletakkan ganggang telepon dengan pelan. 

Etika bertelepon harus diperhatikan secara khusus, antara lain: 

o Sebaiknya menggunakan bahasa yang resmi, terutama kepada orang yang belum akrab atau belum mengetahui identitas orang yang berbicara di telepon. 

o Tidak berbicara dengan orang lain selagi berbicara di telepon. 

o Berbicara tidak terlalu basa-basi. 

o Tidak berbicara kasar apalagi membentak. 

o Janganlah berbicara dengan nada memerintah. 

o Jangan membiarkan penelepon menunggu terlalu lama, tanpa penjelasan, hanya terdengar bunyi music. 

o Tidak mentransfer berkali-kali apalagi ditransfer ke alamat yang keliru. 

o Nada dan intonasi tidak terkesan malas atau tidak ramah. 

o Sampaikanlah pesan kepada orang yang dituju penelepon.